Predmetom úpravy zákona č. 530/2003 Z. z. o obchodnom registri a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o obchodnom registri) je najmä zoznam údajov, ktoré sa do obchodného registra zapisujú, obsah zbierky listín, postup a podmienky pri zápise, zmene alebo výmaze údajov, ukladanie listín do zbierky listín. Okrem toho upravuje zákon o obchodnom registri aj sankcie, ktoré ukladá registrový súd za nesplnenie určitých povinností. Takáto sankcia sa však neukladá právnickej osobe ako takej, ale fyzickej osobe, ktorá je za túto právnickú osobu oprávnená konať.
Je tomu tak aj z dôvodu, že zákon o obchodnom registri ustanovuje v § 5 povinnosť práve pre fyzické osoby oprávnené konať mene zapísanej právnickej osoby, aby uviedli v návrhu na zápis pravdivé údaje a doložili ho listinami, ktorých obsah zodpovedá skutočnému stavu. Ďalej uvádza, že fyzické osoby oprávnené konať v mene zapísanej právnickej osoby sú povinné vykonať návrh na zápis zmeny alebo návrh na výmaz zapísaných údajov do 30 dní odo dňa uvedeného v rozhodnutí orgánu spoločnosti, inak odo dňa, kedy bolo rozhodnutie prijaté alebo kedy nastali účinky právnej skutočnosti. Obdobné povinnosti sa týkajú aj zápisu do zbierky listín, kde zákon uvádza, že takáto fyzická osoba je povinná predložiť registrovému súdu listiny, ktoré sa ukladajú do zbierky listín bez zápisu, do 30 dní od ich vyhotovenia. Obsah všetkých listín, ktoré sa povinne ukladajú do zbierky listín, musí zodpovedať skutočnému stavu.
Sankcie upravuje ustanovenie § 11 zákona o obchodnom registri v dvoch odsekoch. Podľa prvého odseku hrozí fyzickej osobe oprávnenej konať v mene zapísanej právnickej osoby pokuta až do výšky 3 310 Eur za nesplnenie vymedzených povinností. Konkrétne ide o povinnosť podať návrh na zápis zmeny alebo návrh na výmaz zapísaných údajov v zákonom stanovenej lehote, predložiť listiny, ktoré sa ukladajú do zbierky listín registrového súdu v zákonom stanovenej lehote a nakoniec ide o povinnosti ustanovené podľa osobitného predpisu. V tomto prípade odkazuje zákon o obchodnom registri na zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník (Obchodný zákonník), presnejšie na povinnosti uvedené v § 3a, § 9 ods. 4 a § 21 ods. 7 až 9.
Ustanovenie § 3a sa týka povinnosti uvádzať stanovené údaje v obchodných dokumentoch spoločnosti (teda napr. na obchodných listoch, objednávkach vyhotovených v písomnej či elektronickej podobe). Povinne uvádzaným údajmi sú obchodné meno, sídlo alebo miesto podnikania, právna forma právnickej osoby, identifikačné číslo (IČO), označenie registra, ktorý právnickú osobu zapísal (v tomto prípade pôjde o obchodný register konkrétneho registrového súdu) a číslo zápisu. Pokiaľ sa právnická osoba rozhodne uviesť na obchodných dokumentoch aj výšku základného imania, má povinnosť uvádzať aj výšku jeho splatenia. Všetky vyššie uvedené údaje musí právnická osoba uvádzať aj v písomnom úradnom styku, ako aj na svojom webovom sídle (ak ho má zriadené). Ďalej zakladá ustanovenie § 9 ods. 4 pre právnickú osobu povinnosť uvádzať jej obchodné meno s dodatkom, ktorý označuje jej súčasný právny stav, pričom môže ísť najmä o dodatky “v likvidácii”, “v konkurze” alebo “v reštrukturalizácii”. Nakoniec sem spadajú povinnosti podľa § 21 ods. 7 až 9, ktoré sa týkajú zahraničných právnických osôb. Pôjde napríklad o povinnosť uvádzať na obchodných dokumentoch, či na webovom sídle okrem iného aj údaje o zápise podniku alebo organizačnej zložky podniku do obchodného registra.
Podľa druhého odseku ustanovenia § 11 zákona o obchodnom registri uloží registrový súd fyzickej osobe, ktorá je oprávnená konať v mene právnickej osoby pokutu do výšky 3 310 Eur pri nesplnení stanovených povinností. Konkrétne ide o prípady, kedy osoba uvedie do návrhu na zápis nepravdivé údaje, ďalej ak listiny, ktorými osoba doloží návrh na zápis alebo listiny, ktoré predloží na uloženie do zbierky listín nezodpovedajú skutočnému stavu, a nakoniec ak si nesplní povinnosť spočívajúcu vo včasnom podaní návrhu na zrušenie spoločnosti podľa osobitného predpisu. Na tomto mieste odkazuje zákon o obchodnom registri na § 66 ods. 3 Obchodného zákonníka. Toto ustanovenie sa týka situácie, ktorá sa spája s prípadom, keď sa osoba, ktorá je jediným štatutárnym orgánom spoločnosti vzdá funkcie, je odvolaná, výkon jej funkcie zanikne smrťou alebo sa skončí inak. Vtedy je totiž príslušný orgán povinný ustanoviť do 3 mesiacov nový štatutárny orgán. Pokiaľ do 60 dní od uplynutia týchto troch mesiacov nie je nový štatutárny orgán zapísaný do obchodného registra, je ten, kto túto funkciu vykonával naposledy, povinný podať do 30 dní návrh na zrušenie spoločnosti.
Od ukladania sankcií za nedodržanie určitej povinnosti však treba odlíšiť odmietnutie vykonania zápisu, ktorý prichádza na rad v prípade, že návrh na zápis nespĺňa zákonom stanovené podmienky. V takomto prípade upovedomí registrový súd navrhovateľa, a to oznámením o odmietnutí vykonania zápisu. Toto oznámenie musí obligatórne obsahovať presné nedostatky návrhu na zápis a jeho príloh, pre ktoré registrový súd zápis odmietol. Ďalej musí obsahovať poučenie o možnosti podať voči tomuto oznámeniu námietky. Lehota na ich podanie je 15 dní odo dňa doručenia oznámenia alebo odo dňa jeho vydania. Odmietnutie zápisu teda nemusí automaticky znamenať povinnosť podať nový návrh, keďže v námietkach podaných v lehote 15 dní má navrhovateľ možnosť odstrániť nedostatky návrhu na zápis, najmä doplnením chýbajúcich údajov alebo opravou nesprávnych údajov, ktoré spôsobili odmietnutie zápisu, tak ako to predpokladá zákon č. 161/2015 Z. z. Civilný mimosporový poriadok v § 282, podľa ktorého sa v takomto prípade bude postupovať.
