Povinnosť zapisovať zmeny do obchodného registra má osoba oprávnená konať v mene spoločnosti, teda štatutárny orgán. Zmenu môže vykonať sám alebo prostredníctvom splnomocneného zástupcu. Návrh na zmenu zapísaných údajov je možné podať cez portál slovensko.sk prostredníctvom služby s názvom “Podávanie návrhu na zápis, zmenu a výmaz údajov v obchodnom registri”. Na vykonanie zmeny je potrebné priložiť elektronický formulár vo formáte XML, autorizovaný kvalifikovaným elektronickým podpisom (pečaťou) navrhovateľa (resp. navrhovateľov), a autorizované naskenované prílohy k návrhu vo formáte PDF. Okrem toho musí navrhovateľ celý návrh podpísať kvalifikovaným elektronickým podpisom.
Potrebné formuláre možno nájsť na webovom sídle Ministerstva spravodlivosti Slovenskej republiky, konkrétne na tomto odkaze. V tomto prípade bude relevantný Formulár č. 8 - Návrh na zápis zmeny zapísaných údajov o spoločnosti s ručením obmedzeným do obchodného registra. Ako pomôcku pri vypĺňaní predmetného formulára možno použiť vzory vyplnených formulárov dostupné na webovom sídle Ministerstva spravodlivosti.
V tomto prípade sa vo formulári vypisuje ako navrhovateľ právnická osoba, v mene ktorej koná štatutárny orgán. Po vyplnení identifikačných údajov spoločnosti, vrátane čísla vložky a registrového súdu je potrebné prejsť na políčko, v ktorom sa budú vykonávať zmeny. Ak by išlo napríklad o zmenu konateľa, do stĺpca “ZÁPIS” sa zapisujú údaje nového konateľa a do stĺpca “VÝMAZ” údaje toho predchádzajúceho (ktorý sa ide nahradiť), pričom netreba zabúdať ani na deň vzniku a skončenia funkcie. Na konci formulára sa uvádzajú prílohy a miesto. Taktiež možno zaškrtnúť, či si navrhovateľ želá doručiť rozhodnutie o zápise alebo oznámenie o odmietnutí vykonania zápisu elektronickými prostriedkami, alebo si ho vyzdvihnete na súde.
Pred uložením dokumentu umožňuje formulár urobiť kontrolu vyplnenia, kde sa vyhodnotí, či je vypísaný správne alebo nie (tlačidlo sa nachádza hore na začiatku formulára v pravom rohu). Pokiaľ formulár obsahuje chyby, vysvieti sa text v znení “Formulár obsahuje chyby a varovania možného nesprávneho vyplnenia, ktoré je potrebné pred odoslaním odstrániť. Chyby a varovania sú vo formulári označené červenou hviezdičkou alebo červenou prerušovanou čiarou s popisom.”Ak je formulár vypísaný správne, objaví sa text “Formulár neobsahuje chyby ani varovania a je pripravený na odoslanie.” Formulár je možné uložiť v pravom hornom rohu kliknutím na “Vygenerovať súbor”, pričom pri opätovnom kliknutí sa objaví možnosť ho prevziať. Formulár sa stiahne vo formáte XML, takže ho nebude možné po stiahnutí prezerať. Ak by však vznikla potreba formulár upraviť, možno ho neskôr opätovne otvoriť, a to otvorením čistého formulára č. 8, kde sa vľavo hore nachádza možnosť načítať súbor stiahnutého formulára.
Čo sa týka povinných príloh, ich zoznam tvorí rovnako ako vzor tohto formulára prílohu k vyhláške Ministerstva spravodlivosti Slovenskej republiky č. 25/2004 Z. z. ktorou sa ustanovujú vzory tlačív na podávanie návrhov na zápis do obchodného registra a zoznam listín, ktoré je potrebné k návrhu na zápis priložiť (Vyhláška). V prílohe č. 8 Vyhlášky sa nachádza výlučne vzor, no formulár musí byť vypísaný a priložený v XML formáte. Zoznam listín, ktoré sa prikladajú k návrhu na zápis zmeny zapísaných údajov v spoločnosti s ručením obmedzeným sa rovnako nachádza v Prílohe č. 8 Vyhlášky, ako aj na tomto zozname zverejnenom na webovom sídle Ministerstva spravodlivosti. Ak by išlo napríklad o zmenu štatutárneho orgánu spoločnosti, teda konateľa, návrh by musel obsahovať listinu preukazujúcu vznik funkcie konateľa (rozhodnutie valného zhromaždenia o vymenovaní konateľa, z ktorého vyplývajú zapisované údaje o konateľovi), listinu, ktorou sa preukazuje zánik funkcie konateľa (teda buď rozhodnutie valného zhromaždenia o odvolaní konateľa alebo iná listina, ktorá preukazuje skončenie funkcie konateľa, pričom z listiny musí vyplývať deň skončenia funkcie konateľa).
Povinné prílohy musia byť naskenované v odtieňoch sivej s rozlíšením najviac 200 dpi, a prikladajú sa vo formáte PDF. Po príprave formulára a príloh možno prejsť k podaniu návrhu. Návrh sa podáva prostredníctvom služby “Podávanie návrhu na zápis, zmenu a výmaz údajov v obchodnom registri”. Po prihlásení sa do slovensko.sk sa určuje, o aký typ podania ide a aká je právna forma subjektu. Ďalej je potrebné vyplniť kontaktné údaje a priložiť potrebné prílohy, vrátane formulára na zmenu vo formáte XML. Jednotlivé prílohy (vrátane formulára) možno podpísať buď vopred, alebo priamo pri odosielaní podania z elektronickej schránky. Po podpísaní príloh kvalifikovaným elektronickým podpisom je nutné podpísať aj samotné podanie. Pre správnosť podpisu je potrebné mať platný kvalifikovaný certifikát pre elektronický podpis. Takýto certifikát je možné vytvoriť aj priamo v aplikácii eID bezplatne. Treba však dohliadať na jeho platnosť, ktorá je obmedzená, a teda po určitom období musí byť certifikát obnovený.
Po podpísaní príloh ako aj samotnej žiadosti a jej odoslaní by mala byť do elektronickej schránky doručená výzva na zaplatenie súdneho poplatku vo výške stanovenej podľa zákona o súdnych poplatkoch, ktorá by bola napríklad v prípade zmeny konateľa vo výške 33€. Ustanovenie, na základe ktorého sa súdne poplatky znižujú na polovicu pri podaní elektronickými prostriedkami sa pri veciach obchodného registra nepoužijú. Pri splnení podmienok na vykonanie zmeny zapísaných údajov v obchodnom registri vykoná registrový súd zápis v lehote 14 dní od doručenia návrhu. V prípade cezhraničného zlúčenia alebo cezhraničného splynutia je táto lehota 21 dní. Ak je v návrhu obsiahnutý deň, ku ktorému má byť zápis vykonaný, registrový súd vykoná zápis k tomuto dňu. V prípade, že registrový súd vykoná zápis neskôr alebo v prípade, že návrh neobsahuje deň, ku ktorému má byť zápis vykonaný, registrový súd zapíše tento údaj ku dňu nasledujúcemu po vykonaní zápisu. O vykonaní zápisu vydá registrový súd potvrdenie, ktoré odošle navrhovateľovi, rovnako vydá po zápise výpis z obchodného registra a odošle ho navrhovateľovi.
V prípade odmietnutia vykonať zmenu zapísaných údajov možno podať námietky, ako to stanovuje § 282 ods. 1 zákona č. 161/2015 Z. z. Civilný mimosporvý poriadok, prostredníctvom ktorých sa dajú odstrániť nedostatky vytýkané registrovým súdom v odôvodnení odmietnutia vykonať zmenu, a to najmä doplniť chýbajúce údaje alebo odstrániť nesprávne údaje. Lehota na ich podanie je 15 dní od doručenia alebo vydania oznámenia o odmietnutí vykonať zápis. Tieto námietky sa podávajú na registrovom súde, ktorý zápis odmietol vykonať. Námietky musia byť podané výlučne elektronicky cez portál slovensko.sk, konkrétne prostredníctvom služby “Podávanie námietky proti odmietnutiu vykonania zápisu do obchodného registra”. Formulár, ktorý treba v rámci tohto podania priložiť sa rovnako nachádza na webovom portáli Ministerstva spravodlivosti, konkrétne ide o Formulár č. 34 (námietky proti odmietnutiu vykonania zápisu). Formulár aj s prílohami ako aj samotné podanie námietok je potrebné pred odoslaním podpísať kvalifikovaným elektronickým podpisom. Podanie námietok proti odmietnutiu vykonania zápisu nepodlieha súdnemu poplatku.
Registrový súd o námietkach rozhoduje v lehote 10 pracovných dní od ich doručenia Ak registrový súd námietkam vyhovie, vykoná zápis. O vykonaní zápisu následne vydá potvrdenie, ktoré odošle navrhovateľovi, rovnako ako výpis z obchodného registra po vykonaní zápisu. Ak podmienky na vykonanie zápisu splnené nie sú, registrový súd námietky zamietne uznesením, proti ktorému je možné podať odvolanie.
