Tejto agende legislatívne vymedzenej zákonom o archívoch a registratúrach, sa venujú štátne archívy, ktoré spravujú množstvo archívnych dokumentov. Iba nepatrná časť z tohto archívneho bohatstva má aj elektronickú podobu.
Digitalizácia je preto prioritou významne podporovanou aj Európskou úniou, ktorá zaväzuje svojich členov prispôsobiť domácu legislatívu prístupu k elektronickej forme archívnych dokumentov.
Projekt Elektronický archív Ministerstva vnútra SR začal rezort vnútra budovať v roku 2013 v rámci Operačného programu informatizácia spoločnosti /OPIS/. V integrácii elektronického systému sa pokračovalo v rámci Operačného programu Integrovaná infraštruktúra v rokoch 2016-2017 pod názvom Elektronický archív Ministerstva vnútra SR – 2. fáza.
Cieľom projektu Elektronický archív Ministerstva vnútra SR – 2. fáza bolo dobudovať moderné digitálne úložisko s portálom a optimalizovať už sprístupnené elektronické služby pre občanov, podnikateľov a pracovníkov verejnej správy.
V praxi to znamená sprístupnenie informácií o archívnych fondoch v elektronickej podobe a uľahčenie ich vyhľadávania najmä odbornej verejnosti a bádateľom, kratšie doby pri predkladaní neelektronických a elektronických archívnych dokumentov, optimalizáciu a zrýchlenie interných procesov v štátnych archívoch. V neposlednom rade centralizáciu systému štátnych archívov a zvýšenú bezpečnosť a trvácnosť uchovávaných elektronických archívnych dokumentov.
Obsah e-archívu je zálohovaný formou páskových knižníc, tento spôsob ho ochráni nielen pri bežných prevádzkových poruchách, ale aj v prípade prírodných katastrof.
Elektronický archív sa teda bude naďalej rozvíjať ako moderné archívne úložisko so službami pre odborníkov i laikov a tiež ako webový portál pre archivárov. Všetkým záujemcom poskytuje prístup k voľne dostupným a už zdigitalizovaným archívnym dokumentom bez obmedzenia, ktoré sú zaradené do archívnych fondov a archívnych zbierok.
Graf: MV SR
Na plnohodnotné využívanie služieb je však potrebná registrácia k personalizovanej funkcionalite archívu, teda vytvorenie tzv. osobného prostredia. Prostredníctvom osobného prostredia používateľ komunikuje s archívom a podáva žiadosti. Od spustenia služieb e-archívu v júni 2016 si vytvorilo osobné prostredie 780 fyzických osôb a 361 právnických osôb. Registrácia k personalizovanej funkcionalite, ktorá trvá len pár minút, je bránou k využívaniu konkrétnych e-služieb archívu, ako aj k vyhľadávaniu v archívnych fondoch či komentovaniu archívnych dokumentov, získavaniu štatistík až po vkladanie registratúrnych záznamov s trvalou dokumentárnou hodnotou a ich spravovanie. Od spustenia elektronických služieb používatelia napríklad predložili 339 návrhov na vyradenie registratúrnych záznamov od pôvodcov registratúry, z toho v roku 2018 až 297 návrhov. V rámci bádateľskej agendy zaslali 91 žiadostí.
Služby sú k dispozícii na portáli Elektronické služby MV SR a tiež na Ústrednom portáli verejnej správy.
Predpokladom na používanie väčšiny z nich je mať aktivovaný elektronický občiansky preukaz s bezpečnostným osobným kódom /BOK/.
Dodávateľom projektu je IBM Slovensko, spol. s r. o.
História projektu z pohľadu míľnikov, zdrojov a nákladov:
Prvá fáza realizácie aktivít projektu pod názvom Elektronický archív Ministerstva vnútra SR prebiehala od septembra 2013 do decembra 2015 v rámci Operačného programu Informatizácia spoločnosti /OPIS/ spolufinancovaného z Európskeho fondu regionálneho rozvoja. MV SR v prvej fáze získalo na budovanie projektu Nenávratný finančný príspevok /NFP/ vo výške 9 012 003.51 €. Projekt v prvej fáze bol administratívne a finančne ukončený 9. 3. 2016.
Druhá fáza realizácie aktivít projektu pod názvom Elektronický archív Ministerstva vnútra SR - 2. fázaprebiehala od januára 2016 do februára 2017 v rámci Operačného programu Integrovaná infraštruktúra spolufinancovaného z Európskeho fondu regionálneho rozvoja. MV SR v druhej fáze získalo na budovanie projektu NFP vo výške 822 394,80 €. Projekt v druhej fáze bol administratívne a finančne ukončený 7.6.2018.
Podrobnejšie informácie nájdete na http://www.minv.sk/?elektronicky-archiv-mv-sr-2-faza
Zdroj: MV SR
