Na účely zaznamenania úrazov hotel častokrát zriaďuje tzv. knihu úrazov. Samotnú knihu je možné dostať kúpiť bežne v obchode s kancelárskymi potrebami a spravidla obsahuje nasledujúce kolónky:
dátum zápisu,
meno a priezvisko zraneného,
opis úrazu (čas, miesto, opis zranenia a pod.),
meno, priezvisko a podpis zraneného, svedka a zapisujúceho,
prijaté opatrenia.
V súvislosti s knihou úrazov je potrebné uviesť, že hoci ide o predlohu voľne predajnej knihy, neznamená to že jednotlivé kolónky a požadované osobné údaje sú v súlade s Nariadením GDPR. Vo všetkých prípadov nákupu tzv. prostriedkov spracúvania osobných údajov, akými sú napríklad podobné vyplňovacie knihy, Vás upozorňujeme na dodržiavanie osobitnej ostražitosti a preskúmania toho, či rozsah osobných údajov a spôsob ich spracúvania je v súlade s Nariadením GDPR.
Vo všeobecnosti odporúčame aj v tomto prípade dodržiavať zásadu anonymizácie osobných údajov v čo možno najväčšej miere. Avšak účelom spracovania osobných údajov v prípade knihy úrazov je najmä získanie dôkazu o priebehu úrazu za účelom možnej exkulpácie hotela zo zodpovednosti za vznik úrazu.
V tomto prípade je potrebné vymedziť tzv. právny základ spracovania osobných údajov. V danom prípade ide o základ spracúvania osobných údajov, ktorým je oprávnený záujem prevádzkovateľa na ochrane svojich práv a právom chránených záujmov.
Samotné spracúvanie však v prípade kníh úrazov mať až dva rozmery:
a. Hotel spracúva osobné údaje bez súhlasu dotknutej osoby
V tomto prípade tak vykoná na právnom základe oprávneného záujmu, pričom následne nemusí dôjsť ani k tomu, že daný záznam dotknutá osoba dobrovoľne podpíše. Napriek tomu aj v tomto prípade musí byť dotknutá osoba informovaná o podmienkach spracovania osobných údajov v zmysle Čl. 13 Nariadenia GDPR.
V záujme zachovania právnej relevancie záznamu ako právneho dôkazu bude potrebné zabezpečiť osvedčenie priebehu úrazu zo strany svedkov a zapisovateľa záznamu, tak ako je aj v knihe úrazov uvedené. Nakoľko tieto osoby daný záznam dobrovoľne podpisujú, bude potrebné inkorporovať do knihy úrazov doložku o súhlase so spracovaním osobných údajov v zmysle Čl. 7 Nariadenia GDPR. Takisto aj v tomto prípade je potrebné splniť informačnú povinnosť.
Problém však môže nastať, ak dôjde k následnému odvolaniu súhlasu svedka alebo zapisovateľa. V tomto prípade by mohlo dôjsť zmareniu podstatného dôkaz hotela vo veci žaloby o náhradu škody alebo zdravotnej ujmy poškodeného zákazníka. Aj toto je však možné vyriešiť.
Takisto je možné zabezpečiť potrebné dôkazy aj prostredníctvom bezpečnostného kamerového systému.
b. Klient spracúva osobné údaje so súhlasom dotknutej osoby
V danom prípade ide o situáciu, kedy samotná dotknutá osoba (zranený) alebo jej zákonný zástupca záznam o priebehu úrazu vlastnoručne autorizoval svojim podpisom. Tu je však potrebné venovať spracovaniu osobitnú pozornosť!
Táto situácia je totiž špecifická tým, že ide o spracovanie tzv. osobitnej kategórie osobných údajov, na ktorú sa vzťahuje špecifická forma súhlasu. Tento súhlas je potrebné pripraviť v prísnom súlade s Nariadením GDPR, inak Vás môžu postihnúť vážne pokuty.
Tento postup je odôvodnený skutočnosťou, že predmetom záznamu sú aj informácie o zdravotnom stave dotknutej osoby.
Takisto aj v tomto prípade je potrebné splniť informačnú povinnosť.
Situácia so zaznamenaním úrazov, ich príčin a priebehu je pre hoteli veľmi dôležitá. Špecifická je však tým, že dochádza k spracovaniu informácií o zdravotnom stave návštevníkov, ktoré podlieha oveľa viac sprísnenému režimu spracovania osobných údajov ako pri „bežných údajoch“.
Súlad s Nariadením GDPR je však možné riešiť prostredníctvom právnych služieb, ktoré Vám pripravia potrebnú dokumentáciu priamo na mieru podmienok Vášho hotela.
